Suivi l'Outils avec Un logiciel d'Inventaire
Démarrez votre gestion des outils et maintenez un inventaire précis des outils à l'aide d'un logiciel en ligne conçu pour le suivi des outils.
Écrit par Caesar Vindor
Dernière Mise à jourLe suivi précis des outils garantit leur disponibilité et minimise les pertes dues aux dommages ou au vol. Et la meilleure façon de suivre précisément les outils est avec un système de suivi d'outils en ligne tel que Skyware Inventory.
Table des matières
- Comment puis-je commencer à suivre les outils ?
- Comment gérer les outils de suivi ?
- Comment automatiser le suivi des outils ?
- Comment importer des outils en vrac dans l'inventaire ?
- Comment ajouter de nouveaux outils à l'inventaire ?
- Comment utiliser les outils de l'inventaire ?
- Comment ajuster pour la casse, la perte ou le vol d'outils ?
- Et en ce qui concerne la vente d'outils ?
- Commencez à suivre les outils gratuitement avec Skyware Inventory !
Comment puis-je commencer à suivre les outils ?
Avec un logiciel de suivi de haute qualité, vous pouvez organiser votre inventaire d'outils par emplacement, catégorie, fabricant, modèle, identifiant unique (comme le code-barres, SKU ou UPC) et par des champs personnalisés que vous configurez et choisissez de suivre comme la taille, l'âge, la date de remplacement ou autre. Réfléchissez donc à ce que vous souhaitez suivre concernant vos outils lors de la configuration.
La première étape pour utiliser Skyware Inventory consiste à créer un compte gratuit. Pendant le processus de création de compte, vous pourrez personnaliser votre compte pour qu'il soit configuré en fonction de vos besoins. Vous pouvez suivre le coût des outils que vous avez achetés et saisir les emplacements que vous utiliserez pour les organiser. À partir de là, vous serez prêt à entrer vos outils.
Comment gérer les outils de suivi ?
La façon la plus simple de gérer les outils est d'utiliser un logiciel qui vous permet d'ajouter, de soustraire ou de déplacer des outils en utilisant une série de transactions simples, toutes conservées dans un registre chronologique des activités d'utilisation des outils.
Avec Skyware Inventory, vous utiliserez l'un de nos types de transaction pratiques : les Reçus, les Billets, les Transferts et les Ajustements.
- Les Reçus sont pour les outils que vous achetez ou que vous apportez dans votre magasin.
- Les Billets sont pour les outils que vous vendez ou que vous retirez définitivement de l'inventaire.
- Les Ajustements sont pour les outils qui ont été perdus, trouvés, volés ou détruits.
- Les Transferts sont pour déplacer des outils entre des emplacements, des armoires à outils, des camions ou des espaces de stockage.
Comment automatiser le suivi des outils ?
Dans ce guide, nous utiliserons la version de bureau de l'application pour vous guider à travers quelques exemples d'automatisation. Vous pouvez effectuer les mêmes fonctions également via nos interfaces mobiles ou tablettes. La première étape consiste à entrer dans le module ARTICLES et à appuyer sur le bouton Nouvel Article :
Entrez les informations sur chaque outil
Sur l'écran de saisie de l'article, vous verrez tous les champs que vous avez activés lors de la configuration de votre compte. L'image ci-dessous est un exemple simple des informations que l'on pourrait suivre.
Et si vous souhaitez personnaliser davantage vos articles, utilisez l'icône d'engrenage pour ouvrir notre outil de conception d'articles et ajouter ou supprimer des champs de suivi.
Ajouter des images ou des documents
Une fois que vous avez enregistré l'outil en tant que nouvel article, vous pouvez ajouter des images et des documents. Vous pouvez ajouter plusieurs images et documents pour examiner facilement différentes vues d'un outil, ainsi que des fiches techniques, des schémas ou des garanties.
Comment importer des outils en vrac dans l'inventaire ?
Skyware Inventory dispose d'un puissant assistant d'importation et d'exportation de feuilles de calcul qui permet aux utilisateurs de :
- Importer en vrac de nouveaux outils dans l'inventaire,
- Mettre à jour en vrac les outils existants dans votre inventaire,
- Mettre à jour les soldes actuels des outils de votre inventaire dans tous les emplacements, et
- Exporter tous vos outils et soldes actuels par emplacement.
Comment ajouter de nouveaux outils à l'inventaire ?
Pour ajouter de nouveaux outils à votre inventaire, vous utiliserez généralement un Reçu. Rendez-vous dans le module TRANSACTIONS et sélectionnez Nouveau Reçu.
Remplissez le haut du Reçu avec des informations pertinentes telles que le vendeur, le commentaire, la date et la référence. Ensuite, vous passerez à l'ajout d'articles à la partie centrale du formulaire où vous inclurez des informations importantes telles que l'article, l'emplacement, la quantité et le coût. Enfin, si des documents sont associés à la transaction, vous pouvez les ajouter en bas. Voici un exemple :
Et si vous souhaitez personnaliser davantage le formulaire, utilisez l'icône d'engrenage pour ouvrir notre outil de conception de formulaire et ajouter ou supprimer des champs de suivi.
Comment utiliser les outils de l'inventaire ?
Lorsque vous êtes prêt à utiliser les outils de votre inventaire, vous utiliserez généralement un Transfert. Rendez-vous dans le module TRANSACTIONS et sélectionnez Nouveau Transfert.
Remplissez le haut du Transfert avec des informations pertinentes telles qu'un commentaire, la date, le projet, le client ou la référence. Ensuite, vous passerez à l'ajout d'articles à la partie centrale du formulaire où vous inclurez des informations importantes telles que l'outil sélectionné dans votre inventaire, l'emplacement à partir duquel il est prélevé, ainsi que sa quantité. Poursuivez le processus pour les outils supplémentaires qui vont avec le même transfert jusqu'à ce que vous ayez fini. Enfin, si des documents sont associés au Transfert, vous pouvez les ajouter en bas. Voici un exemple :
Comment ajuster pour la casse, la perte ou le vol d'outils ?
Pour ajuster les outils de votre inventaire qui sont cassés, perdus ou volés, vous voudrez utiliser un Ajustement. Avec les Ajustements, vous pouvez facilement diminuer votre inventaire et inclure des commentaires sur la raison. Notez que les ajustements vous permettent également d'augmenter votre inventaire si vous avez retrouvé des outils perdus et souhaitez les ajouter à nouveau à l'inventaire. Les ajustements fonctionnent exactement comme les Reçus et les Transferts, rendez-vous donc dans le module TRANSACTIONS, sélectionnez Nouvel Ajustement - et remplissez-le de manière très similaire. Voici un exemple :
Et en ce qui concerne la vente d'outils ?
Lorsque vous vendez des outils de votre inventaire, utilisez un Billet. Avec les Billets, vous pouvez diminuer votre inventaire grâce à une vente, suivre les détails de l'acheteur, ajouter des taxes de vente et prendre en compte les frais d'expédition. Les Billets fonctionnent comme les formulaires précédents, donc rendez-vous dans le module TRANSACTIONS, sélectionnez Nouveau Billet - et remplissez-le de manière très similaire.
Commencez à suivre les outils gratuitement avec Skyware Inventory !
Que vous suiviez des outils neufs ou usagés, dans des installations sécurisées, à l'intérieur de vos véhicules ou dans l'atelier, trouver le bon logiciel de suivi des outils vous aidera à automatiser vos tâches de routine et vous fera gagner du temps, de l'argent et des problèmes.
Avec les fonctionnalités simples de Skyware Inventory, ainsi qu'un plan personnel gratuit, vous pourrez gérer votre inventaire d'outils facilement. Visitez notre page Tarifs dès aujourd'hui pour en savoir plus.
