Herramientas de seguimiento con software de inventario
Inicie la gestión de sus herramientas y mantenga un inventario preciso de las mismas mediante un software basado en la web diseñado para el seguimiento de las herramientas.
Escrito por Caesar Vindor
Última ActualizaciónEl seguimiento preciso de las herramientas garantiza su disponibilidad y minimiza las pérdidas por daños o robos. Y la mejor manera de realizar un seguimiento preciso de las herramientas es con un Sistema de Seguimiento de Herramientas basado en la web como Skyware Inventory.
Tabla de Contenido
- ¿Cómo empezar a rastrear las herramientas?
- ¿Cómo gestionar las herramientas de seguimiento?
- ¿Cómo automatizar el seguimiento de las herramientas?
- ¿Cómo importar herramientas de forma masiva al inventario?
- ¿Cómo ingresar nuevas herramientas al inventario?
- ¿Cómo usar las herramientas del inventario?
- ¿Cómo ajustar la rotura, pérdida o robo de herramientas?
- ¿Qué pasa con la venta de herramientas?
- ¡Comience a rastrear herramientas gratis con Skyware Inventory!
¿Cómo empezar a rastrear las herramientas?
Con un software de seguimiento de alta calidad puede organizar su inventario de herramientas por ubicación, categoría, fabricante, modelo, identificador único (como código de barras, SKU o UPC) y por campos personalizados que usted configure y elija para realizar el seguimiento, como el tamaño, la edad, la fecha de sustitución u otros. Por lo tanto, piense en lo que desea rastrear sobre sus herramientas durante la configuración.
El primer paso para usar Skyware Inventory es crear una cuenta gratuita. Durante el proceso de creación de la cuenta, podrá personalizarla para que se ajuste a sus necesidades. Podrá realizar un seguimiento del costo de las herramientas que ha comprado e introducir las ubicaciones que usará para organizarlas. A partir de ahí estará listo para introducir sus herramientas.
¿Cómo gestionar las herramientas de seguimiento?
La forma más sencilla de gestionar las herramientas es con un software que permite añadir, restar o mover herramientas mediante una serie de transacciones sencillas, todas ellas guardadas en un libro de registro de actividades de uso de herramientas ordenado por tiempo.
Con Skyware Inventory, usted utilizará uno de nuestros convenientes tipos de transacciones: Recibos, Tiquetes, Transferencias y Ajustes.
- Los Recibos son para las herramientas que usted compra o trae a su tienda.
- Los Tiquetes son para las herramientas que vende o que retira permanentemente del inventario.
- Los Ajustes son para herramientas que se han perdido, encontrado, robado o destruido.
- Las Transferencias son para mover herramientas entre ubicaciones, depósitos de herramientas, camiones o almacenes.
¿Cómo automatizar el seguimiento de las herramientas?
En esta guía, usaremos la versión de PC de escritorio de la aplicación para guiarlo a través de algunos ejemplos de automatización. También puede realizar las mismas funciones a través de nuestras interfaces para teléfonos móviles o tabletas. El primer paso es ingresar al módulo ARTÍCULOS y presionar el botón Nuevo Artículo:
Introduzca la información sobre cada herramienta
En la pantalla de Entrada de Artículos, verá todos los campos que activó durante la configuración de su cuenta. La imagen a continuación es un ejemplo sencillo de la información que uno podría registrar.
Y si desea personalizar aún más sus artículos, use el ícono de ajustes para abrir nuestra herramienta de diseño de artículos y agregar o eliminar campos de seguimiento.
Agregar Imágenes o Documentos
Una vez que haya guardado la herramienta como un nuevo artículo, puede agregar imágenes y documentos. Puede agregar múltiples imágenes y documentos para revisar fácilmente diferentes vistas de una herramienta, así como hojas de datos, esquemas o garantías.
¿Cómo importar herramientas de forma masiva al inventario?
Skyware Inventory cuenta con un potente asistente de importación y exportación de hojas de cálculo que permite a los usuarios hacer lo siguiente:
- Importación masiva de nuevas herramientas en el inventario,
- Actualización masiva de herramientas existentes en su inventario,
- Actualizar los saldos actuales de las herramientas en su inventario en todas las ubicaciones, y
- Exportar todas sus herramientas y saldos actuales por ubicación.
¿Cómo ingresar nuevas herramientas al inventario?
Para ingresar nuevas herramientas a su inventario, generalmente usará un Recibo. Visite el módulo de TRANSACCIONES y seleccione Nuevo Recibo.
Complete la parte superior del recibo con información relevante como proveedor, comentario, fecha y referencia. A continuación, añada cada elemento de línea en la parte central del formulario, donde incluirá información importante, como el artículo, la ubicación, la cantidad y el costo. Por último, si hay algún documento asociado con la transacción, puede agregarlos en la parte inferior. Aquí hay un ejemplo:
Y si desea personalizar aún más el formulario, use el ícono de ajustes para abrir nuestra herramienta de diseño de formularios y agregar o eliminar campos de seguimiento.
¿Cómo usar las herramientas del inventario?
Cuando esté listo para usar las herramientas de su inventario, generalmente usará una Transferencia. Visite el módulo de TRANSACCIONES y seleccione Nueva Transferencia.
Complete la parte superior de la Transferencia con información relevante, como un comentario, fecha, proyecto, cliente o referencia. A continuación, añada cada elemento de línea en la parte central del formulario donde incluirá información importante, como la herramienta seleccionada de su inventario, la ubicación de la que se extrajo, además de su cantidad. Continúe el proceso para las herramientas adicionales que van con la misma transferencia hasta que termine. Por último, si hay algún documento asociado con la Transferencia, puede agregarlo en la parte inferior. Aquí hay un ejemplo:
¿Cómo ajustar las herramientas rotas, perdidas o robadas?
Para ajustar las herramientas en su inventario que están rotas, perdidas o robadas, deberá utilizar un Ajuste. Con Ajustes puede reducir fácilmente su inventario e incluir comentarios sobre el motivo. Tenga en cuenta que los ajustes también le permiten aumentar su inventario si encuentra herramientas perdidas y desea volver a agregarlas al inventario. Los Ajustes funcionan igual que los Recibos y las Transferencias, así que visite el módulo TRANSACCIONES, seleccione Nuevo Ajuste y llénelo de manera muy similar. Aquí hay un ejemplo:
¿Qué pasa con la venta de herramientas?
Cuando venda herramientas de su inventario, use un Tiquete. Con los Tiquetes puede disminuir su inventario a través de una venta, realizar un seguimiento de los detalles del comprador, agregar impuestos sobre las ventas y contabilizar los gastos de envío y las tarifas. Los Tiquetes funcionan como los formularios anteriores, así que visite el módulo TRANSACCIONES, seleccione Nuevo Tiquete y rellénelo de manera muy similar.
¡Comience a hacer seguimiento de herramientas gratis con Skyware Inventory!
Tanto si realiza un seguimiento de las herramientas nuevas como de las usadas, en instalaciones seguras, en el interior de sus vehículos o en el taller, encontrar el software de seguimiento de herramientas adecuado le ayudará a automatizar sus tareas rutinarias y le ahorrará tiempo, dinero y problemas.
Con las sencillas funciones de Skyware Inventory, más un simple plan personal gratuito, podrá gestionar su inventario de herramientas con facilidad. Visite nuestra página web con los Precios hoy mismo, para obtener más información.
